Как избежать кассового разрыва?

В статье расскажем, что это такое, как его предотвратить и что делать, если денег не хватает уже сейчас.
Шаблон платёжного календаря доступен для скачивания и размещен снизу страницы.

• Дата написания: 05 мая 2024
• 4 минуты на прочтение

Кассовый разрыв — это временная нехватка денег на покрытие расходов организации. Кассовый разрыв возникает, когда компания должна произвести расчёт с поставщиками, выплатить заработную плату или налоги, но на счетах недостаточно средств. В реальности это не означает, что компания работает в минус, такая ситуация может произойти и с успешным предприятием.

Пример:
Вы получили предоплату и сразу потратили: заплатили за доработку сайта маркетинговому агентству. Вы знаете, что через пару дней необходимо выплачивать зарплату сотрудникам, но забыли про другие обязательные расходы и неправильно оценили общую сумму. Теперь либо "краснеть" перед сотрудниками, либо не платить поставщикам (а иногда всё сразу и в одно время).

Основные причины кассового разрыва:

• Ошибка в планировании бюджета;
• Потеря крупного клиента;
• Внешние обстоятельства;
• Отсутствие контроля за дебиторской задолженностью. Дебиторская задолженность — это не выплаченные клиентами деньги за уже выполненные услуги или отгруженные товары. Порой клиентов очень много и нет правильной системы контроля за задолженностями;
• Появление непредвиденных расходов. К примеру, поломка холодильника в вашем ресторане;
• Сезонность бизнеса. Зарабатываем только летом, а бухгалтеру платим круглый год.

Коротко: вести финансовый учёт чтобы быть в курсе ситуации и вовремя реагировать. Если говорить точнее, вести "платёжный календарь", или, как его ещё иногда называют - отчёт о движении денежных средств (ОДДС)*. Ничего сложного в ведении такого календаря нет, по крайней мере, когда дело касается малого бизнеса. Заполнять его нужно регулярно, в противном случае никакого смысла от него не будет.

*Шаблон документа и краткие пояснения по его ведению представлены в конце статьи

Несколько других рекомендаций:

• По возможности, создайте подушку безопасности. Желательно иметь запас оплаты всех расходов хотя бы на 2-3 месяца даже с нулевой выручкой;
• Контролируйте дебиторку. Если постоянно возникает проблема с задолженностями - обратите внимание на процессы в компании, может быть дело не только в забывчивых клиентах. Может быть, они не получают уведомления об оплате вовремя;
• Учитывайте амортизацию. Если ваш бизнес, к примеру, завязан на исправности автопарка - нельзя игнорировать серьезные поломки, ведь они обязательно придут к вам в самое неудобное время. Каждый месяц закладывайте сумму ремонта в расходы, ведь тот самый день обязательно настанет.

Первое, что нужно сделать - объективно оценить масштаб проблемы и определиться с недостающей суммой. Дальше, по обстоятельствам:

1. Если ещё есть немного времени, можно попробовать получить предоплаты от клиентов, сделать пару лишних незапланированных звонков. Но будьте осторожны, не стоит оказывать излишнее давление;
2. Расставить долги по приоритету. С поставщиками наверняка получится договориться, но с государством это сделать почти невозможно;
3. Как можно скорее предупредить поставщиков, которым не получится заплатить вовремя, обычно, небольшая задержка в оплате не будет восприниматься очень плохо, особенно если попросить отсрочку ДО наступления долга;
4. Оформить краткосрочный заём. Можно внести недостающую сумму на счета компании по договору займа, оформить краткосрочный кредит или овердрафт. Да, не самый приятный пункт, но как есть.

Из чего состоит календарь:

• крайний левый столбец - даты рабочих дней;
• второй столбец слева - остаток на счетах компании;
• третий столбец слева - поступления за день;
• четвёртый и последующие столбцы - статьи расходов или контрагенты.

Принцип работы:
Изначально, в первую клетку второго столбца (остаток на счетах) вручную вносится сумма, которая лежит на счетах компании. Затем заполняется третий столбец (поступления) и все расходы за этот день в четвёртом и последующих столбцах. Далее, по формуле автоматически просчитывается остаток на следующие дни. Остаток на 03.05.2024 = Остаток на 02.05.2024 + Поступления за 02.05.2024 - Сумма всех расходов за 02.05.2024.
Расходы необходимо заполнять наперед, за многие услуги нужно платить каждый месяц/квартал/год, поэтому заранее внести их в календарь не составит труда.

Ссылка на образец платежного календаря.

Копируйте документ, подстраивайте под себя и пользуйтесь.